In eerdere artikelen hebben we het gehad over besluitvorming en zelfsturing. Onderwerpen waar we bij TrailBlazers veel ervaring mee hebben en waarover we graag onze ervaringen delen. In dit artikel nemen we je mee in de besluitvorming over twee onderwerpen; na een lange coronaperiode voor de allereerste keer weer fysiek bij elkaar komen voor een TrailBlazers-dag en het maken van de begroting. Lees je mee?

Er stonden gelukkig twee meetings gepland om een beslissing te nemen over deze twee onderwerpen. Tijdens de eerste meeting was het doel om opheldering te krijgen en de tweede om daadwerkelijk het besluit te nemen. We lieten hier bewust wat tijd tussen zitten, zodat mensen rustig konden nadenken over de onderwerpen.

S3 Consent Besluitvorming

Bij TrailBlazers nemen we alle grote beslissingen samen, dus ook het maken van de begroting. Tijdens de eerste meeting werd al snel duidelijk dat dit geen makkelijke opgave zou gaan worden. Na de eerste meeting zijn we om de tafel gaan zitten om een plan te maken voor de tweede meeting. De meeting werd begeleid volgens het ‘S3 Consent Besluitvorming proces’. We besloten om de besluitvorming op te hakken in kleine brokjes. Van belangrijk naar minder belangrijk. Dit heeft goed geholpen in het proces. Uiteraard was er wel een aantal uitdagingen.

De uitdagingen

De grootste uitdaging is de verschillende meningen over hoe strak je je aan het S3-patroon vasthoudt. Iedere stap binnen het besluitvormingsproces heeft zijn eigen functie. De hoofdzaak is dat iedereen gehoord kan worden en iedereen meegenomen wordt in de besluitvorming. Het helpt om tijdens de besluitvorming een korte reactie als stap in te bouwen, maar de zichtbare winst die je hieruit haalt merk je vaak pas later in het proces. Als mensen zich niet verbonden voelen, kan weerstand en hierdoor chaos ontstaan. Aan de andere kant heeft niet iedereen deze stap nodig om zich verbonden te voelen. Voor deze mensen kan deze korte reactie ronde als overbodig overkomen. Ze vinden het te lang duren en daardoor kan juist ook een onrust ontstaan. Hoe ga je daarmee om?

Stappen overslaan?

Het is verleidelijk om stappen te snel te doorlopen of zelfs helemaal over te slaan. Mensen die het te langzaam vinden gaan, laten dat namelijk vaak verbaal of non-verbaal merken. Als gespreksleider ben je al snel geneigd om daarin mee te gaan. Doe dit niet. Mensen die zich eigenlijk wel willen laten horen, worden dan overstemd. Het zou kunnen dat ze minder assertief zijn of onderbewust al deze keuze hebben gemaakt. Het is belangrijk dit goed in de gaten te houden, zodat ook deze mensen hun zegje kunnen doen. Ga niet te snel door de verhelderende vragen stap heen, ook als je denkt dat het voor iedereen wel duidelijk is.

Stroomlijnen

Het blijft een kunst om aan te voelen waar je snel door een proces heen kan en waar je meer de tijd moet nemen. Ga het gewoon eens ervaren, als persoon en als groep blijven we ontwikkelen. Dit kan alleen als we open blijven naar elkaar en blijven communiceren. De kunst is hoe we dit stroomlijnen.

Heb jij ervaring met besluitvorming en wil je er eens over sparren? Of juist niet, maar ben je er wel in geïnteresseerd? Neem gerust contact op, we gaan graag met je in gesprek!