Bij elke grote verandering van manier van werken, horen ook groepen met gedeelde interesses die samen komen om over hun ervaringen te praten. Ze helpen elkaar bij uitdagingen, delen nieuwe informatie of werkwijzen, toetsen experimenten, delen resultaten, en kunnen bij elkaar uithuilen als het soms even flink tegenzit. Het hoofddoel is: samen ben je sterker! We noemen zo’n groep met gelijke interesses vaak een Community of Practice (CoP in het kort), maar ook namen als ‘Guild’, ‘Birds of a Feather’, ‘Community of Interest’ of gewoon ‘community’ of ‘gemeenschap’ komen voor. In dit artikel vertellen we je over een aantal belangrijke aspecten van de Scrum Master Community of Practice.

Het begin

Het ontstaan van een Community of Practice (verder: CoP) is vaak vrij spontaan: er zijn één of meer mensen die vinden dat er zoiets nodig is en ze gaan het regelen. Soms begint het als een ‘Agile Lunch’, waar mensen met hun eigen lunchpakket (of met georganiseerde broodjes: mensen komen graag naar een bijeenkomst als ze gratis eten krijgen) bij elkaar komen en ongestructureerd praten over Agile werken. Soms wordt er ‘gewoon’ een meeting georganiseerd waar de juiste mensen voor worden uitgenodigd. Meestal wordt ook het netwerk ingezet om mensen persoonlijk enthousiast te maken.

Wie zijn de juiste mensen voor een Scrum Master CoP?

In beginsel is elke Agile-minded persoon welkom. Van mensen in de Scrum Master rol wordt eigenlijk verwacht dat ze regelmatig aansluiten, maar deelname moet wel altijd vrijwillig zijn. Wat je in de praktijk vaak ziet, is dat de meer ervaren Scrum Masters en/of Agile Coaches de CoP opstarten. Zij nodigen de minder ervaren Scrum Masters uit om deze sessies te gebruiken om te leren en ook hun kennis te delen. Vaak is het zo dat de ervaren Scrum Masters hun ervaring buiten de organisatie hebben opgedaan, en de minder ervaren Scrum Masters deze rol vervullen omdat de rol nieuw is in de organisatie. We zitten immers in een verandering. Deze laatste groep mensen heeft ervaren leermeesters nodig en een CoP is een manier om dat op een wisselende manier te doen. Dat neemt overigens niet weg dat de beginnende Scrum Master baat kan hebben bij een ervaren persoonlijke mentor.

De werking van de Community of Practice

Een community of Practice is voor de community en door de community. Dit betekent dat het zelforganiserend is. Afgezien van interesse vanuit het management is het niet de bedoeling dat (lijn)managers zich bezighouden met het organiseren van deze groep mensen. Binnen het zelforganiserend vermogen zal er iemand (of een klein groepje) opstaan om ervoor te zorgen dat er sessies gepland worden en dat de CoP-sessies zijn voorbereid. Dit groepje zorgt ervoor dat er per sessie een thema of onderwerp is en dat er CoP-leden opgestaan zijn om de inhoud van één sessie te verzorgen.

Wel of geen vastgestelde thema’s

Als de CoP-sessies geen vooraf gecommuniceerd thema of vorm hebben, haken er al snel mensen af. Ze weten niet hoe interessant of belangrijk hun deelname wordt en ze hebben ook andere belangrijke zaken te doen. Er zijn vaak ook anderen die juist beter gedijen in een sessie waar geen vast thema of vorm aan hangt, dus het is zeker fijn om af en toe ook eens een ‘niet ingevulde’ CoP-sessie te organiseren.

Terugkerende sessies

Het zelforganiserende vermogen van de CoP wordt ook gebruikt om het juiste ritme en timing te vinden van de sessies. Iedereen is gebaat bij rust en regelmaat en een terugkerende meeting op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip geeft die regelmaat. In het begin van een Community waarin veel onervaren mensen zitten, kun je het ritme van geplande sessies best op wekelijks zetten. Je ziet dan later wel of hetzelfde ritme als de Sprints beter werkt. Maar het is ultiem altijd aan de groep zelf.

De Community, buiten de geplande sessies

Zeker bij de start van de Community is het zaak om de groep mensen bij elkaar te houden en betrokken te houden met elkaar en elkaars werk. De onervaren Scrum Masters hebben nog moeite met hun rol en gaan niet allemaal op zoek naar hulp. Daarom is het aan alle Scrum Masters om regelmatig wat tijd te nemen om even een rondje door de organisatie te maken en langs te gaan bij de andere Scrum Masters. Gewoon om het te hebben over wat er speelt bij de ander. Interesse tonen werkt en als er onderwerpen ter sprake komen die interessant kunnen zijn voor een grotere groep heb je meteen een mooi onderwerp voor een aanstaande CoP-sessie gevonden.

Community of Practice sessies

Sessies kunnen gaan over elk onderwerp waarin de community geïnteresseerd is. Het verdient aanbeveling om elke sessie door minstens twee mensen te laten voorbereiden en begeleiden. Ten eerste omdat je daarmee meteen tijdens de voorbereiding al kennis deelt. Ten tweede is een sessie samen begeleiden minder eng dan in je eentje ‘voor de groep staan’. En tenslotte wordt door de intensievere samenwerking tijdens de voorbereiding de band tussen deze mensen iets steviger dan dat ze slechts samen lid zijn van dezelfde groep. Als dit groepje dan ook nog bestaat uit een combinatie van ervaren en onervaren Scrum Masters is de ultieme winst in kennisdeling gehaald.

Valkuil: te weinig actie

Een zelforganiserende CoP is een goede zaak, maar ook een valkuil. Zeker bij Scrum Masters. Scrum Masters zijn zó gericht op het zelforganiserend maken van een team, dat alle Scrum Masters in de Community vaak heel hard bezig gaan met het zorgen dat de anderen van de groep goed hun ding kunnen doen. Het gevolg is dat iedereen elkaar wil helpen, maar niemand echt werk verzet om sessies georganiseerd te krijgen. Om dit te doorbreken, is het nodig dat er iemand in de groep opstaat om de organisatie op zich te nemen. 

Valkuil: geen onderwerpen

Het kan best lastig zijn om elke sessie een onderwerp te vinden. Al snel zijn er dan geen thema’s voor de sessie meer en komen community leden minder vaak opdagen. Als dit gebeurt, is een reboot van de CoP nodig. Wat heel goed kan werken, is een soort marktplaats voor kennis maken. Wie zoekt bepaalde kennis en wie biedt die kennis aan? Om daarin te inspireren, kunnen thema’s uit bijvoorbeeld de Scrumgids worden gebruikt, bijvoorbeeld “wie heeft kennis over de Waarden van Scrum?”. Wat ook handig kan zijn, is het instellen van een aantal hoofdthema’s die rouleren over de sessies en het maken van een nieuwe planning voor de invulling voor de aankomende sessies.

Bij een reboot is het vaak ook zo dat er nieuwe leiders voor de groep opstaan. En dat is helemaal prima, dat past binnen de zelforganisatie.

Tenslotte

Een Scrum Master Community of Practice is een sterk mechanisme om kennis binnen de organisatie te delen. Het kost wel moeite om zo’n Community gaande te houden, het is dan ook zaak dat de organisatie de deelnemers van een CoP daar ruimte toe biedt. 

Heb jij ervaringen met de Scrum Master Community of Practice en wil je die graag delen? Of wil je er graag meer over weten? Neem gerust contact op, we gaan graag met je in gesprek!