Aan de start van elk jaar staat DIE TAAK weer op de planning. De begroting. Gevierd en gevreesd. Hoopvol en kritisch kijken naar het jaar dat voor ons ligt. Deze januari is het niet anders. Traditiegetrouw zijn we eigenlijk alweer net te laat. Maar dat hindert niet. De begroting voor 2023 moet af.

Bij TrailBlazers is dat niet de taak van een directeur of managers. Belangrijke zaken bespreken wij samen. Met alle collega’s. Vijftien man en vrouw sterk. Maar, een begroting realiseren met alle collega’s én een deadline… Moeten we dat wel doen? JA. Zeker. Want dat scheelt tijd. Waarom het tijd scheelt om met zoveel man om tafel te gaan en samen beslissingen te nemen? Dat leg ik je uit.

Alles is bespreekbaar

Bij TrailBlazers is alles open, transparant en bespreekbaar. Doordat alles inzichtelijk is en we elke 3 maanden samen de stand van zaken doornemen, weten alle collega’s overal vanaf. Transparantie is stap één. (Hoewel je ook transparantie hebt en transparantie. Wat ik daarmee bedoel? Dat is wellicht voor een volgend artikel). Maar samen beslissingen nemen: hoe dan?

We starten met het vastleggen van onze prioriteiten en mogelijkheden. Op de TrailBlazersdag in december verdelen we een fictief budget over deze doelgebieden:

• Werven en ontmoeten
• Leren en innoveren
• Financieren, reserveren en investeren
• Samenwerken met externe partijen
• Organiseren en structureren

Daarna brainstormen we over wat we zouden kunnen doen om onze doelen te halen. Aan ideeën geen gebrek!

Van doelen naar begroting

Met die gegevens in de hand beginnen Wiro en ik aan de invuloefening die ‘de begroting’ heet. We proberen alle wensen een plek te geven. Simpel klusje als je harde keuzes maakt: “Helaas is niet alles mogelijk en beslissen Wiro en ik hoe de begroting uiteindelijk wordt.” Toch werken we bij TrailBlazers niet op deze manier. Wiro en ik maken een voorstel van hoe wij denken dat we zo veel mogelijk wensen, inclusief die tot collectieve salarisverhoging en twee individuele salarisverhogingen, werkelijkheid kunnen maken. Het percentage voor de collectieve verhoging is al eerder door onze collega’s aangegeven en twee collega’s hadden een persoonlijke verhoging gevraagd, omdat de balans tussen geven en nemen wat scheef gegroeid was. Deze balans moet natuurlijk wel goed blijven.

De individuele salariswensen gaan niet alleen over geld, maar ook over tijd. Zo wil een collega meer tijd om te studeren, een duurdere opleiding volgen en daar de individuele salarisverhoging van dit jaar best voor inleveren. Een ander wil meer tijd gaan investeren in Devoxx4kids en innovatie. Zij vindt dat ze genoeg verdient en investeert liever in tijd. Naast de persoonlijke wensen om rekening mee te houden, willen we gezamenlijk als team geld en tijd reserveren voor innovatie en impact. Denk hierbij aan het organiseren van Devoxx4kids of programmeren voor het goede doel, zoals het ontwikkelen van de AED app. Verder willen we blijven leren en naar beurzen gaan. Alles bij elkaar veel kostbare zaken, waar veel uren in gaan zitten.

Het belangrijkste overkoepelende doel? Groei. Onze wens om een gezond bedrijf te zijn, nu en in de toekomst, staat op één. Het spreekt voor zich dat Wiro en ik daarom niet al onze wensen in een realistische begroting kwijt kunnen. Daarmee wordt het bespreken van de begroting met de rest van het team een leuke uitdaging.

TrailBlazersdag 19 januari: Prioriteiten stellen

Vandaag nemen we met het complete team de gehele begroting en onze doelstellingen voor 2023 door. We kijken hoe en of onze subdoelen in de begroting passen en waar we keuzes moeten maken.

De dag gaat vlot voorbij. We overleggen over de flinke salarisverhoging van twee collega’s en of deze ook om te zetten is in vrije tijd. Dit laatste betekent dat iemand dan minder uren voor de klant werkt en dus ook minder omzet maakt. Om eerlijk te zijn was ik wat teleurgesteld over dit gesprek. Ik had gehoopt op meer discussie over de keuzes en de consequenties.

Later bespreken Wiro en ik dit na. Het zou natuurlijk zo kunnen zijn dat het voor iedereen heel veel info was en dat mensen even de tijd nodig hebben om na te denken. Het zou ook kunnen dat we het wel heel duidelijk hebben uitgelegd. Toch ben ik dan weer bezorgd dat ik te veel stuur, richting geef of… de baas speel (shit).

Toch kun je geld maar één keer uitgeven. We willen graag iedereen 5% salarisverhoging geven i.v.m. de inflatie. Maar dat heeft natuurlijk invloed op andere zaken. Daarnaast zijn er langlopende contracten van medewerkers met klanten, waarbij we niet zomaar het tarief kunnen verhogen. Dus er zal bezuinigd moeten worden op andere zaken. Bijvoorbeeld door recruitment anders in te insteken en minder zaken te doen met bureaus waar je (ongenuanceerd) vooraf een som geld aan geeft en dan moet afwachten wat je ervoor terug krijgt. In plaats daarvan willen we meer meet-ups organiseren. Hierdoor komen er meer mensen direct in contact met ons en raken wellicht geïnteresseerd. Verder bezoeken we niet twee, maar één grote beurs en beperken we het marketingbudget. Hierbij vragen we ons uiteraard wel af of dit geen spanning oplevert met ons belangrijkste doel van 2023: groeien!

Met deze concept-begroting zakken we qua marge iets onder de 6%. Het getal dat we altijd als ondergrens hebben bestempeld. Tijdens de TrailBlazersdag komt er maar weinig respons op dit soort zaken. Het is veel zenden vanuit Wiro en mij en een stortvloed aan info voor onze collega’s. Ik ben benieuwd naar de meeting volgende week.

Tijd om alles te laten bezinken

Na het weekend komen bij mij toch de eerste kriebels en vragen wel boven… Hebben we wel genoeg mensen en onderwerpen om meet-ups te organiseren? Ik zet mijn vraag op Slack. Kennelijk heeft het weekend bij meer mensen ruimte tot nadenken gegeven. Er is een collega die ook wat spanning voelt bij de gevraagde individuele salarisverhoging en de generieke 5% salarisverhoging, waardoor we onder de 6% marge komen. Ik kijk met gezonde spanning uit naar donderdag.

TrailBlazersdag 26 januari: Knopen doorhakken

Deze vervolg-TrailBlazersdag verloopt super. Van tevoren was het best spannend. Hoe gaan we om met alle wensen en de benodigde middelen? Nu is het tijd voor besluitvorming.

Ten eerste lopen we alle doelstellingen nog eens door en vragen daar consent op. Natuurlijk zijn er wat zorgen. Met name over hoe we groei in het aantal collega’s kunnen realiseren zonder gebruik te maken van zogenaamde abonnementrecruiters en minder aanwezig te zijn op beurzen etc. We bespreken deze zorgen en geven uitleg over oplossingen. Andere zorgen gingen over de te organiseren meet-ups en kennismeetings. Deze zien we als belangrijk, omdat kennisdeling een van onze doelen is en we door deze meet-ups mensen (waaronder geïnteresseerde potentiële collega’s) kennis willen laten maken met TrailBlazers. Ook hier konden we goed over praten. Om de doelen te halen wordt er op de volgende TrailBlazersdag specifiek bepaald wie er aan welke doelstelling gaat werken.

Nu we weten wat we willen bereiken, denken we na over hoe we dit gaan betalen. Oftewel: de begroting! Dit is, vooral door de wensen voor salarisverhogingen en de afspraak om niet onder de 6% marge te komen, best een spannende.

We bespreken de individuele salariswensen eerst. Iedereen ziet en vindt dat deze salarisverhogingen terecht en gegund zijn. Toch zijn er wel wat kritische vragen over hoe we dit kunnen financieren in combinatie met de andere verhogingen en wensen. Gaat het een niet ten koste van het ander? We overwegen om eenmalig de gewenste marge naar 5,6% te zetten, zodat dit jaar alle wensen en doelstellingen waar consent over was ook te financieren zijn. Natuurlijk willen we niet dat dit leidt tot een ongewenste financiële nasleep en meer risico in de komende jaren. Het feit dat de collega’s die deze zorg uiten ook bij de begroting van 2024 bezwaar mogen maken, stelde gerust. Tot slot helpt het mee dat we in de afgelopen jaren een aardige reservepot hebben opgebouwd.

Het resultaat

De begroting is, met een aangepaste marge, goedgekeurd! De stijging van 5% salariskosten wordt als verhoging verdeeld over het hele team. Twee collega’s krijgen een mooie individuele verhoging, die ze kunnen omzetten naar zaken die voor hen van belang zijn. Denk aan: meer tijd om te studeren, meer tijd om te innoveren etc.

Groei is en blijft het belangrijkste doel. We willen meer collega’s, meer kennisdeling, meer klanten, meer impact maken en de wereld een beetje mooier blijven maken. Best ambitieus, al zeg ik het zelf. En daar zijn we trots op.

Waarom het onderaan de streep tijd scheelt om samen de doelen en begroting te bepalen? Iedereen kan zijn of haar wensen delen en krijgt de ruimte om mee te denken over hun toekomst, opdrachten, salaris en impact op de wereld. Nu alle neuzen dezelfde kant op staan, kunnen we dit jaar vol gas vooruit!

Wil jij ook zelf meebeslissen over jouw toekomst, opdrachten, salaris, of impact op deze wereld? Bel mij dan gewoon op, stuur een mail of kom gezellig langs op de koffie!