Het maken van beslissingen tijdens vergaderingen: voor de ene organisatie een piece of cake, maar voor velen makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe kun je dit het beste aanpakken? Bij TrailBlazers hebben we hier een mooie werkwijze voor en daar helpen we ook graag andere organisaties mee. Zo gaven we onlangs een workshop bij Logius (onderdeel van de Rijksoverheid) om zo medewerkers met dit vraagstuk verder te helpen. Loop jij ook rond met vragen over dit onderwerp? Lees dan snel verder!

Iedereen een stem

Samen een beslissing maken tijdens een vergadering is lang niet altijd makkelijk. Waar de één lang van stof is en veel tijd nodig heeft om zijn of haar standpunt te verdedigen, beweegt de ander zich juist bewust naar de achtergrond omdat ze zich niet durven te laten horen. Bij TrailBlazers vinden we het belangrijk dat iedereen evenveel inspraak heeft. Sommige mensen hebben daarvoor een extra duwtje in de rug nodig, terwijl anderen juist een beetje afgeremd moeten worden. Maar hoe doe je dat? 

De laatste ronde

Om ervoor te zorgen dat iedereen een kans krijgt zijn of haar zegje te doen, kan je de vergadering opdelen in rondes. In elke ronde krijgt iedereen beperkt de tijd om zijn of haar mening te geven. Maar gaat het niet heel veel tijd kosten als je dit constant moet doen? Dat is inderdaad iets om goed op te letten. Je kunt de rondes heel snel doen en iedereen beperkt de tijd geven. Op die manier zorg je ervoor dat de reacties kort en bondig blijven en gaat er weinig tijd verloren. Het is niet altijd zo dat mensen willen reageren, als ze niks willen zeggen dan hoeft dat niet. Bij deze methode is een goede gespreksleider essentieel. 

Beginnen met een voorstel

Beslissingen nemen, doen we altijd in stappen. Het is belangrijk om te beginnen met een goed voorstel. Op die manier heb je iets om op te bouwen. Het voorstel komt voort uit een drijfveer die de situatie beschrijft en aangeeft wat het effect is van de situatie. De huidige situatie is niet gewenst en je wil naar een andere situatie toe werken. Aan het begin van de vergadering geeft de gespreksleider aan wat de situatie is en doet een voorstel voor een oplossing. De deelnemers van de vergadering geven consent op het voorstel (dan ben je snel klaar) of reageren met een bezwaar of zorg.

Bezwaar indienen

Een bezwaar kan worden gemaakt als iemand denkt dat het voorstel schade aan de organisatie toebrengt. Dit bezwaar is niet zomaar een simpele ‘nee’, het moet worden gegeven in de vorm van een gift die het voorstel uit kan breiden of aan kan passen. Is de groep het eens met dit bezwaar? Dan kan de gespreksleider het voorstel aanpassen. Wordt het bezwaar niet gedragen? Dan is het blijkbaar een probleem van de persoon die het bezwaar heeft en ga je verder. 

Besluit nemen

Op deze manier ga je de hele groep langs. Bij elk bezwaar kijk je of er aanpassingen gemaakt moeten worden aan het voorstel. Als alle aanpassingen gemaakt zijn en niemand heeft nog bezwaar, is het besluit genomen. En dat moet gevierd worden! Bedenk een leuke manier om hier een klein viermomentje van te maken, bijvoorbeeld door te trakteren op wat lekkers. Vergeet ook niet om het besluit na verloop van tijd te evalueren. Het besluit kan dan eventueel nog aangepast worden, het zit niet in beton gegoten. Het gaat erom de situatie te verbeteren, het hoeft niet perfect.

Zorgen delen

Het besluit is genomen, iedereen weet hoe je de situatie gaat verbeteren. Maar dan ben je er nog niet, nu is het tijd om de zorgen met elkaar te delen. Op zorgen hoeft niet gereageerd te worden en ook met zorgen is het besluit genomen. Het doel van het delen van de zorgen is dat iedereen hier alert op is. De zorgen kunnen meegenomen worden in de evaluatie van het besluit. Waren de zorgen terecht en moet hierop het besluit aangepast worden? Geen probleem!

Groepsdruk

Tijdens de workshop bij Logius kregen we van een van de cursisten een vraag. Je hebt mensen die in de weerstand gaan als hun idee niet aan wordt genomen. Dit kan een heel vervelende uitwerking hebben tijdens de vergadering, maar ook op de lange termijn. Wat doe je in zo een situatie? Het doel van deze methode is iedereen de mogelijkheid geven om hun idee op tafel te leggen. De groep moet het eens zijn met een voorstel of een aanpassing van een voorstel. Het klinkt misschien hard, maar als je weerstand geeft, sta je tegenover de hele groep. Je moet de groep overtuigen, dus de groepsdruk helpt hierbij.

Iedereen zijn zegje

Een andere vraag vanuit de cursisten bij Logius ging erover dat niet iedereen iets wíl zeggen. Het is goed om te kijken hoe dit komt. Durft diegene dit niet of heeft hij of zij gewoon geen mening over de kwestie? Je kunt natuurlijk altijd direct op de man of vrouw af de vraag stellen: waarom wil je niks zeggen? Dit werkt vaak het beste. Vaak zijn mensen bang om iets te zeggen, ook al zullen ze dat niet direct toegeven. Als dit het geval is, is het zaak om hier dieper op in te gaan. Waar komt deze angst vandaan? Het is belangrijk dat dit eerst wordt opgelost. 

Op een rij

Tijdens de cursus heeft Logius mooie inzichten verworven. We zetten ze voor je op een rij:

• Niet alle zorgen hoeven te leiden tot het blokkeren van een besluit. Hier wordt soms wel naar geneigd. Bewustwording van het verschil tussen bezwaar en zorg kan veel helpen.
• Het is goed om af te spreken wanneer een besluit wordt geëvalueerd. Dit gebeurt nu één keer per jaar, maar voor sommige besluiten is het misschien handiger om sneller te evalueren.
• Maak altijd van tevoren een voorstel, zodat je hiermee kunt beginnen. Dit kan een hoop tijd besparen.

 

Met dank aan Ruud Rietveld die ik heb ondersteund terwijl hij de workshop bij Logius gaf. Ook geïnteresseerd in een workshop over dit onderwerp? Laat het ons weten via hallo@trailblazers.nl!